一人親方の個人事業主が外注費を手渡ししている場合。税務調査で気を付けるべきこと
個人事業主は外注費を手渡ししていることも多いです。
税務調査で気を付けるべきポイントをあげます。
何かしら支払いの事実を残しておくことが重要となります。
外注費を現金手渡し
（この記事について簡単にお話しました。）
建設業の個人事業主は外注費を支払うこともあります。
請求書を発行してもらって後日に振り込む、ということもあれば現金手渡しのこともあります。
印象としては現金手渡しが多いように思われます。
現場で現金払いしないと人が集まらない、というケースもあります。
材料などであれば請求書があってから振り込むことがあっても外注費は現金で手渡しのことも多いです。
（税務調査のセミナーをしました。参考にしてみてください） → 【動画です】税務調査における対応・交渉のポイント
どこの誰に払ったかもわからないことも
外注費を現金手渡しで支払っていると「どこの誰に払ったかわからない」こともあります。
どこの誰かもわからない、なんてことがあるのか？と思われるかもしれませんが実際にあります。
とにかく現場に人を集めなければいけない場合もあるからです。
とにかく人を集めなければいけないので「知人の知人」を呼んでくることもあるのです。 知人の知人ともなると名前も連絡先もわからないわけですね。
現場で現金手渡しで支払うので間違いなく支払っているのですが、どこの誰かもわからない。
後で「誰に払ったのか？」と聞かれても答えられないわけです。 税務調査ではこのようなことがよくあります。
領収書をもらっていない
請求書があって後日に振り込むような形であれば支払いの事実が残りますので領収書がなくても問題はありません。 （請求書は保存しておく必要があります。）
振込であれば記録が残るので支払った事実はハッキリとわかります。
ですが、現金手渡しですと記録が残りません。
この記録がないというのが税務調査では問題となります。
一番良いのは領収書をしっかりと保存しておくことです。
領収書には名前、住所等の記載がありますから「どこの誰に支払ったか」はわかります。
ですが、現金手渡しで外注費を支払っていると領収書をもらっていないことがあります。 現場で現金手渡ししているところで領収書を発行してもらうことが難しいからです。
現金を渡して「じゃあ領収書をちょうだい」とはなかなか言えないのですね。
なので領収書をもらっていないということが多いのです。
記録を残すこと
領収書もなく何も記録がなければ経費として認めてもらうのは難しくなります。 なんとか記録を残すようにすべきです。
領収書をこちらで用意しておく
一つの方法として「領収書をこちらで用意しておく」があります。
領収書を偽造したり作ってしまうということではありません。
金額などを書いておくだけです。
名前や住所は空欄しておいて現金を手渡ししたときに氏名住所を書いてもらうのです。
これなら一から領収書を発行してもらうよりもハードルは低くなります。 100円ショップで売っている領収書で大丈夫なので、事前に金額と日付だけ記載しておく。
現場で現金手渡ししたときに名前と住所を書いてもらう。 これらができると証拠になりますので出来るだけやっておきましょう。
せめて記録を残しておく
領収書を用意するのが難しいのであればせめてメモだけでも残しておきましょう。
どこの誰に支払ったかは難しいかもしれません。
ですが「何月何日に何人にいくら支払ったか」はメモしておくべきです。 このメモだけでは本来は不十分です。
不十分ではありますが、何もないよりはいいです。
今からでも領収書を書いてもらう
税務調査が始まって外注費の領収書が無く困っているのであれば今からでも領収書を書いてもらうことも検討しましょう。
もちろん相手と連絡が取れればです。
実際に後から領収書を書いてもらって外注費を認めてもらえたことがあります。
このケースでは、納税者がいくら支払っていたかメモをしていたので後からでも金額がわかったのです。
金額がわかっていたので後から領収書を発行してもらうことができました。
「2020年 確かに○○円を受領しました。」と本人に記載してもらい氏名と押印してもらったのです。
本人が記載し押印もあったことから事実だとして外注費を認めてもらえました。
この方法は連絡先がわかっていたからできたのです。 連絡先が何もわからない場合には難しいでしょう。
スケジュール帳・出面帳を残しておく
現金手渡しで領収書がなかった外注費を認められたケースとして、スケジュール帳を保存していたケースがあります。
スケジュール帳に「いつ・どの現場に・何人いたか」が詳細に残されていたのです。
売上金額や他の経費などの状況から納税者一人だけとは考えられない規模であり外注費があることは明白でした。
外注費があるだろうとはわかっても一体いくらあったのかはわからない状態でした。
そこでスケジュール帳に残されていたメモから外注費の人数を把握することができたので、単価の平均をもって外注費を算定しました。
このように計算できたのはスケジュール帳にメモをしっかりと残していたから、さらにはそのスケジュール帳も残っていたからです。
領収書があれば一番良いのですが、領収書をもらうことができない場合にはせめてメモを残しておきましょう。
売上請求書なども保管を
領収書がない外注費が認められたケースとして、売上請求書に人工が記載していることがありました。
一日ごとに何人工かが記載してあったのです。
2人と記載されていれば納税者のほかにもう一人いたということです。
一か月分の人工を集計すれば何人の外注がいたかがわかります。 人数がわかればあとは平均単価をもって外注費を計算しました。
このように何かしらの記録で「外注費があった」ことを示すことができるかどうかが重要となります。
「一人では無理な規模」であることを説明
どうしても何も記録が用意できない場合には外注費を認めてもらうのは難しくなります。
ですが、出来るだけのことはしておくべきです。 売上金額などから「一人では無理」であることを主張すべきです。
自分の売上金額が一日2万円だとすると1か月25日働くと50万円となります。 単純に一年では600万円です。
なのに売上金額が1,000万円、1,500万円など大きな金額であるはずはないのです。
単価が2万円なのに年間1,000万円の売上げは一人では無理です。 年間500日働いていることになりますから無理です。
このように明らかな無理であることを説明して外注費があったことを主張しましょう。
もちろん主張したからといって認められるとは限りません。
本来は領収書などが必要なのです。 でも実際に外注費があったのであればその旨を主張しなければなかったものとされてしまいます。 税務調査でお困りの際はご相談ください。
今までに何度も領収書やレシートがないケースのご相談をお受けしてきました。
やましいこと、相談しにくいと思うときこそぜひご相談ください。 ご相談は下記よりお願いいたします。
税理士 内田敦 【個人事業主の税務調査専門】
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